Portfolio Governance
Grip op projecten en portfolio’s
In het kort betekent goede portfolio governance: het starten van de juiste projecten, ze goed besturen en keuzes maken om de meeste waarde te realiseren. Voor je initiatieven, projecten en programma’s richt je daarvoor samenwerkingsstructuren, processen en beslissingsmethoden in die daarin ondersteunen. Je realiseert je strategische doelen, terwijl je grip houdt op planning, capaciteit en kosten.
Strategie is leidend in je portfoliokeuzes
Het is voor jou als portfoliomanager je verantwoordelijkheid om de maximale waarde te realiseren voor je organisatie. Welke waarde dat is, is vastgelegd in de strategische doelstellingen. Daarbij kijk je niet alleen naar de veranderdoelstellingen maar ook naar de doorlopende verantwoordelijkheden of kernactiviteiten van je organisatie. Daarom start goed portfoliomanagement met het vastleggen en communiceren van de strategische doelstellingen. Deze zijn de basis voor de besluitvorming rond je portfolio.
Een projectaanpak die past bij de doelstelling
Niet alle initiatieven binnen je organisatie zijn hetzelfde van aard. Naast de going concern of dagelijkse bedrijfsvoering zijn er bijvoorbeeld initiatieven die betrekking hebben op doorlopende innovatie. Deze worden vaak Agile benaderd. Andere initiatieven hebben een duidelijk gedefinieerde scope en een deadline, zoals verhuizingen of vervanging van systemen. Die zijn meer gebaat bij een waterfall aanpak. Het maximale resultaat behaal je dan ook vaak met een hybride aanpak: per initiatief bepaal je de methodiek die het meest efficiënt is.
Cyclische besluitvorming volgens vast proces
In sommige organisaties verschuift de besluitvorming ongemerkt van strategisch naar operationeel niveau. Als er knelpunten ontstaan, nemen projectteams zelf beslissingen: projecten worden uitgesteld of medewerkers anders ingezet. Dat sluit niet altijd aan bij de oorspronkelijke strategie. Goede governance voorkomt dit en zorgt voor regelmatige portfoliobesluiten, op basis van heldere criteria en genomen door mensen met overzicht én verantwoordelijkheid. Een duidelijk besluitvormingsproces is daarmee onmisbaar. Zo hou je regie, bewaak je prioriteiten en maak je keuzes die aansluiten op de strategische doelen.
Rapportages op het juiste niveau
Goede governance houdt ook in: je portfoliokeuzes kunnen verantwoorden en onderbouwen en transparant kunnen zijn over de voortgang. Dat doe je met dashboards die realtime inzicht geven in de relevante data. Relevantie verschilt per stakeholder. Door per stakeholder(groep) dashboards te ontwikkelen die aansluiten bij de rol en verantwoordelijkheid binnen de organisatie, houd je informatie overzichtelijk. Zeker binnen enterprise organisaties waar sprake is van organisatie-doelstellingen en aparte doelstellingen en veranderopdrachten per deelorganisatie.
Ontdek Fortes Change Cloud
