Portfolio Governance
Projekte und Portfolios im Griff
Kurz gesagt bedeutet eine gute Portfolio-Governance: die richtigen Projekte zu starten, diese gut zu steuern und Entscheidungen zu treffen, um den größtmöglichen Mehrwert zu erzielen. Für Ihre Initiativen, Projekte und Programme richten Sie zu diesem Zweck Kooperationsstrukturen, Prozesse und Entscheidungsmethoden ein, die Sie dabei unterstützen. Sie erreichen Ihre strategischen Ziele und behalten gleichzeitig die Kontrolle über Planung, Kapazitäten und Kosten.
Die Strategie ist ausschlaggebend für Ihre Portfolioentscheidungen
Als Portfoliomanager liegt es in Ihrer Verantwortung, den maximalen Wert für Ihre Organisation zu erzielen. Welcher Wert das ist, ist in den strategischen Zielen festgelegt. Dabei berücksichtigen Sie nicht nur die Veränderungsziele, sondern auch die laufenden Aufgaben bzw. Kernaktivitäten Ihrer Organisation. Deshalb beginnt gutes Portfoliomanagement mit der Festlegung und Kommunikation der strategischen Ziele. Diese bilden die Grundlage für die Entscheidungsfindung in Bezug auf Ihr Portfolio.
Ein Projektansatz, der dem Ziel entspricht
Nicht alle Initiativen innerhalb Ihrer Organisation sind gleicher Art. Neben dem laufenden Betrieb oder der täglichen Geschäftsführung gibt es beispielsweise Initiativen, die sich auf kontinuierliche Innovation beziehen. Diese werden häufig mit agilen Methoden angegangen. Andere Initiativen haben einen klar definierten Umfang und eine Frist, wie beispielsweise Umzüge oder die Erneuerung von Systemen. Für diese ist ein Wasserfall-Ansatz besser geeignet. Das bestmögliche Ergebnis erzielen Sie daher häufig mit einem hybriden Ansatz: Sie legen für jede Initiative die Methode fest, die am effizientesten ist.
Zyklische Entscheidungsfindung nach einem festgelegten Prozess
In manchen Organisationen verlagert sich die Entscheidungsfindung unbemerkt von der strategischen auf die operative Ebene. Wenn Engpässe auftreten, treffen die Projektteams eigenmächtig Entscheidungen: Projekte werden verschoben oder Mitarbeiter anders eingesetzt. Dies steht nicht immer im Einklang mit der ursprünglichen Strategie. Eine gute Unternehmensführung verhindert dies und sorgt für regelmäßige Portfolioentscheidungen, die auf klaren Kriterien basieren und von Personen getroffen werden, die den Überblick behalten und Verantwortung tragen. Ein klarer Entscheidungsprozess ist daher unverzichtbar. So behalten Sie die Kontrolle, wahren Sie Ihre Prioritäten und treffen Sie Entscheidungen, die mit den strategischen Zielen im Einklang stehen.
Berichte auf der richtigen Ebene
Zu einer guten Unternehmensführung gehört auch, dass Sie Ihre Portfolioentscheidungen begründen und untermauern sowie transparent über den Fortschritt berichten können. Dies erreichen Sie mithilfe von Dashboards, die in Echtzeit Einblick in die relevanten Daten bieten. Die Relevanz variiert je nach Stakeholder. Indem Sie für jeden Stakeholder (bzw. jede Stakeholder-Gruppe) Dashboards entwickeln, die auf die jeweilige Rolle und Verantwortung innerhalb der Organisation zugeschnitten sind, sorgen Sie für einen übersichtlichen Informationsfluss. Dies gilt insbesondere für Unternehmensorganisationen, in denen es sowohl übergeordnete Unternehmensziele als auch separate Ziele und Veränderungsaufträge für die einzelnen Teilorganisationen gibt.
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