Optimering af portefølje- og projektstyring
i Tilburg Kommune.
En fremtidssikret og modstandsdygtig projektorganisation
Med sine 227.694 indbyggere (1.1.2023) er Tilburg den 7. største by i Holland. Tilburg Kommune har siden 2012 arbejdet med Fortes software. Et projekt til optimering af portefølje- og projektstyring starter i 2022.
PPI-medarbejdere
Projekter
Teams
Om Tilburg
Omkring 2.500 mennesker arbejder for Tilburg Kommune. Sammen løfter de alle kommunale opgaver og ansvarsområder og arbejder også på en bred vifte af projekter, lige fra udførende projekter og udbud til politiske forandringsplaner. I 2012 etablerede Tilburg Kommune en PPI-afdeling: Programme, Project and Interim Management. Formålet med denne afdeling er at strømline og standardisere tilgangen til projektbaseret arbejde. Software fra Fortes, dengang Principal Toolbox, senere Fortes Change Cloud (FCC), blev valgt til at støtte denne afdeling.
I 2023 administreres over 1.200 projekter inden for FCC. Af de 19 afdelinger i kommunen er PPI-afdelingen den, der bruger FCC mest intensivt. For at støtte kollegerne i at bruge FCC har hvert team i PPI-afdelingen en nøglebruger, som er en erfaren bruger, der fungerer som det første kontaktpunkt. Derudover er der tre funktionsledere i hele afdelingen. Tilsammen udgør projektlederne, nøglebrugerne og funktionslederne kernen i FCC-teamet.
Kilde: Tilburg Kommune
Vi har virkelig investeret i at arbejde sammen som et team. Det høster vi nu frugterne af.
Arnold Tilgenkamp fra Promista (til venstre) og
Yvonne Tack fra Tilburg Kommune (til højre)
Kilde: Tilburg Kommune
Projektet
I 2022 sker der en række personalemæssige ændringer. Yvonne Tack, der tidligere var nøglebruger, overtager rollen som FCC-projektleder sammen med Arnold Tilgenkamp (Promista). I forbindelse med organisationsændringerne vil der opstå nogle flaskehalse.
- Meget vigtig viden er samlet hos nogle få medarbejdere. Tabet af disse medarbejdere er til at tage og føle på.
- Ikke alle afdelinger kører på den nyeste version af FCC. Derfor er det ikke alle, der kan bruge de nyeste funktioner.
- Funktionslederne tager sig ikke kun af avancerede tekniske spørgsmål, men udfører også opgaver, der er operationelle af natur. Nogle af disse opgaver burde reelt ligge hos organisationens nøglebrugere.
Sammen med implementeringspartneren Promista udarbejdes der en handlingsplan for at løse flaskehalsene. Planen indeholder fire indsatsområder. Fokuspunkterne udvikles derefter til en delplan.
Resultatet
Fordelene ved projektet – ud over at nå de strategiske mål – kan tydeligt mærkes:
- Håndteringshastigheden for supporthenvendelser er meget kortere.
- Der er mere holdånd og samarbejde. Funktionsledere og nøglebrugere kender hinanden bedre, så der er også mere gensidig koordinering og udnyttelse af hinandens styrker.
- Der er mere synlighed og positiv stemning omkring FCC.
FCC’s kerneteam
Kilde:Tilburg Kommune
Vil du have mere at vide om dette projekt?
Download hele casestudiet
I vores omfattende casestudie kan du læse mere om, hvordan Tilburg tacklede optimeringen af brugen af FCC. Du kan læse om spydspidserne i handlingsplanen og de bedste praksisser, der er resultatet af dette projekt.
Se hele casestudiet via knappen nedenfor.
