Van 70 losse Excel-initiatieven naar één professioneel portfolio

Klant: Shimano Europe Group

Sector: Retail & distributie (sport en lifestyle)

Uitdaging: Grip krijgen op tientallen ongestructureerde projecten, verspreid over veertien Europese verkoopkantoren

Fietskettingen, tandwielen, hengelsportartikelen en lifestyleproducten: de producten van Shimano vinden vanuit Japan hun weg naar de hele wereld. Shimano Europe Group is het Europese hoofdkantoor voor marketing en sales, met zo’n veertien verkoopkantoren verspreid over het continent. Wij spraken Jan Goes en Alessandra Orci van de PMO-afdeling over hoe zij met Fortes Change Cloud (FCC) in vier jaar tijd van zeventig losse initiatieven in Excel naar één professioneel gestuurd portfolio groeiden.

De organisatie

Shimano Incorporated, het moederbedrijf in Japan, produceert alle technische onderdelen. Shimano Europe Group koopt, verkoopt en distribueert deze producten door heel Europa via lokale verkoopkantoren. Die kantoren werkten van oudsher zeer zelfstandig. “Het kon gebeuren dat Frankrijk iets implementeerde vanwege lokale wetgeving, terwijl Italië precies hetzelfde nodig had, zonder dat ze het van elkaar wisten”, vertelt Jan. “We lieten zo de kans liggen om het samen te ontwikkelen of aan te schaffen, terwijl dat efficiënter, sneller en goedkoper is.”

Toen Jan in 2017 begon, was er nog geen PMO-afdeling en geen portfoliomanagement. De vraag vanuit het senior management was helder: meer grip op alle projecten die door heel Europa liepen. “Ik pakte mijn Excel-bestand en begon gewoon mensen door heel Europa te bellen: waar werk je aan? Er bleken meer dan zeventig projecten en initiatieven tegelijk te lopen, zonder gestandaardiseerde werkwijze.”

Inmiddels is de PMO uitgegroeid tot een internationaal team met eigen projectmanagers, onder wie Alessandra Orci: PMP- en Prince2-gecertificeerd, met 25 jaar ervaring in projectmanagement. Haar eerste project bij Shimano? De implementatie van Fortes Change Cloud, in mei 2022.

Eerst de werkwijze, dan de tool

Opvallend: de tool kwam pas jaren na de start van de PMO. “Op dag één vroegen ze me al welke tool we gingen kopen”, lacht Jan. “Ik zei: laten we eerst onze manier van werken vaststellen, dan volgt de tooling vanzelf.” Samen met de ‘Portfolio Direction Group’ werd de scope van het portfolio gedefinieerd: initiatieven die impact hebben op systemen, processen of organisatieontwerp. Dit zijn de projecten die cruciaal zijn om efficiëntie en standaardisatie door heel Europa te realiseren. Dat levert een gevarieerde mix op, van IT-implementaties tot het opzetten van een nieuw verkoopkantoor in Iberia en de bouw van een belevingscentrum in Valkenburg.

Gemiddeld lopen er zo’n vijftien projecten tegelijk, met teams van doorgaans tien tot vijftig mensen, met de Europese SAP-implementatie met ruim tweehonderd betrokkenen als uitschieter. Projectleden doen dit veelal naast hun reguliere werk; opgeteld gaat het om 50.000 tot 100.000 interne uren per jaar.

Voor Alessandra bewees de tool zich direct in haar vak: “Shimano had al een eigen methodologie op basis van Prince2, met sjablonen en fasepoorten. Maar er was veel ruimte voor iedere projectmanager om het op zijn eigen manier te doen. FCC hielp ons juist die methodologie te verankeren: alle sjablonen op één plek, dezelfde projectfasen, duidelijke stage gates. De tool begeleidt je en versterkt de methode. Ik kan me niet meer voorstellen projecten te managen zonder.”

Adoptie: informeren is de sleutel

De uitgangspositie was gunstig: de organisatie vroeg zelf om een projectmanagementtool. Toch was er werk te doen. “Er was verwarring met samenwerkingstools als Teams: waarom hebben we dit nodig, we kunnen toch al samenwerken?”, vertelt Alessandra. “Toen we het doel van de tool verduidelijkten, namelijk dat FCC de basis van je project is: baselines, Gantt met mijlpalen, goedkeuringsworkflows, fasepoorten, werd het veel makkelijker om mensen te overtuigen. Informeren is de sleutel.” Er werd een introductievideo gemaakt die de tool op hoofdlijnen uitlegt. En er gold een simpel principe: één versie van de waarheid. “Als een project niet in Fortes staat, bestaat het niet.”

Minimale invoer, maximaal inzicht

Kenmerkend voor de Shimano-aanpak is de samenwerking over afdelingen heen. Met de financiële afdeling is afgesproken dat een projectcontroller de uitgaven vanuit het ERP-systeem in FCC laadt. “Zo is er één versie van de waarheid over budget, uitgaven en prognose”, legt Jan uit. “Van onze projectmanagers vragen we vervolgens echt het minimale: je forecast tot einde project en een einddatum. En als je dat oprolt, kun je ontzettend veel.”

Het resultaat is een portfoliodashboard voor de Portfolio Direction Group met portfoliobalans, budgetten, status op tijd en kosten, en de actuals per maand. “Een externe programmamanager die hele grote programma’s heeft gedraaid, zei laatst: zo’n professioneel dashboard bij een relatief kleine organisatie heb ik weinig gezien. Dat is echt de verdienste van de Fortes-tool. Je hoeft geen BI-expert te zijn.”

Die inzichten veranderden ook de besluitvorming. “Iedereen vóélde dat mensen druk waren met projecten. Nu konden we het kwantificeren: twintig lopende projecten, een backlog van veertig projecten. In dit tempo konden we nog zes jaar vooruit, dus laten we prioriteren wat echt belangrijk is. Zo voer je de discussie niet meer op onderbuikgevoel, maar met cijfers.” Elk kwartaal worden stakeholders bevraagd op hun plannen, die als kaarten op het portfolio-kanbanbord landen en input vormen voor de portfolioplanningssessie.

De PMO als verbinder: patronen zien en verbeteren

Wat Jan misschien wel het mooiste vindt aan vier jaar portfoliomanagement met FCC: de PMO is de plek geworden waar alles samenkomt. “Connecting the dots. Wie een individueel project initieert, ziet de patronen niet. Wij wel, omdat lessons learned, risico’s en escalaties van alle projecten op één plek staan.”

Een sprekend voorbeeld is datakwaliteit. “Een nieuwe tool ondersteunt een proces, en dat proces heeft data nodig. Als die data in het dagelijkse werk niet goed wordt beheerd, werkt je nieuwe tool ook niet goed. Dat patroon zagen we in project na project terugkomen. Doordat wij op portfolioniveau kunnen uitzoomen, kunnen we zulke onderliggende oorzaken benoemen en verbeteracties starten. Waren wij er niet geweest, dan had iedereen dat als losstaand projectprobleem ervaren en had niemand gezien dat data structurele aandacht verdient.” Hetzelfde geldt voor application lifecycle management: door patronen over projecten heen te herkennen, ontstond het besef dat planmatig beheer van het applicatielandschap tijd en geld bespaart.

Periodiek destilleert de PMO uit alle lessons learned de belangrijkste lessen per projectfase. “Welke lessen uit de initiatiefase kunnen een projectmanager behoeden voor een escalatie naar de Portfolio Direction Group, nog voordat hij begonnen is met leveren? Dat scheelt enorm veel tijd.”

Één standaard, ook voor externe partijen

Shimano werkt geregeld met externe implementatiepartners, die hun eigen methodieken en tools meebrengen. Ook dan bewijst FCC zijn waarde. “Externe partijen kunnen je prima vertellen wát ze aan het doen zijn; ze staan volop in de actiestand. Maar de vraag wat ze deze maand gepland hadden op te leveren tegenover wat ze daadwerkelijk hebben opgeleverd, is voor hen vaak lastiger”, zegt Jan. “In Fortes managen we ook hen langs onze fasepoorten en deliverables.” Alessandra vult aan: “Zo creëren we één standaard werkwijze, intern én extern. De sjablonen en fasepoorten staan er al; externen zijn snel ingepast en documenten keuren we op dezelfde manier goed.”

Ambities: capaciteit, benefits en strategie

Met de Europese SAP-implementatie in volle gang draait het portfolio nu vooral om afronden en focus houden. Daarna volgt wat Jan een “reset” noemt: het projectniveau gebruiksvriendelijker inrichten, zodat teams de standaardfunctionaliteit écht omarmen en minder snel uitwijken naar losse tools.

Ook de skill capacity planning staat hoog op de lijst. Vóór de SAP-implementatie plande Shimano al op vijf kritieke vaardigheden (denk aan business analisten, enterprise architecten en testers) om te toetsen of nieuwe projecten überhaupt gestart konden worden. “Dat was zeer nuttig en wil ik voortzetten”, aldus Jan. Daarnaast lonkt benefits management op portfolioniveau: “We doen al die projecten om benefits te realiseren. Ik wil kunnen volgen wat projecten bijdragen aan onze portfoliodoelen en wanneer de benefits daadwerkelijk worden gerealiseerd.” Ook de strategiemodule staat op het verlanglijstje, om te beginnen als analyse-instrument voor de PMO zelf.

Best practices van Shimano Europe Group

Welke aanbevelingen geven Jan en Alessandra organisaties mee die met portfoliomanagement aan de slag gaan?

• Begin bij je werkwijze, niet bij de tool. Stel eerst vast hóe je wilt werken; de tooling volgt daarna vanzelf en faciliteert het proces.
• Vraag het minimale, haal het maximale eruit. Een financiële forecast en een einddatum per project volstaan om op portfolioniveau scherpe inzichten en dashboards te bouwen.
• Hanteer één versie van de waarheid. Koppel je financiële data uit het ERP en spreek af: dit gebruiken we voor de sturing, en niets anders.
• Informeer helder over het doel van de tool. Leg het verschil uit met samenwerkingstools als Teams; dan verdwijnt de weerstand grotendeels vanzelf.
• Gebruik je portfolio om te leren. Zoom uit, herken patronen, zoals terugkerende datakwaliteitsissues, en pak de onderliggende oorzaken organisatiebreed aan.

Tot slot

Zou Jan Fortes Change Cloud aanbevelen aan andere organisaties? Hij hoeft er niet lang over na te denken: