Porteføljestyring hos Kadaster
Et interview med Niels Pleiter, Sr. Porteføljeforvalter hos KadasterNiels Pleiter kom til Kadaster som Senior Portfolio Manager i januar 2022. Vi har talt med ham om porteføljestyring hos Kadaster, og hvordan han hjælper med at bringe en projektportefølje på 550.000 mandetimer til større modenhed.
Projektporteføljen i Kadaster er organiseret helt agilt. På det tidspunkt, hvor Niels kom til Kadaster, var forandringsinitiativer hovedsageligt inkluderet i porteføljestyringen, ikke de igangværende projekter. Disse registreres på strategisk/taktisk niveau i et regneark, der præsenterer den årlige plan. Det er et dokument af imponerende størrelse.
En hældning af organisationen
Allerede før Niels’ ankomst var der sket et skred i Tinglysningsretten. Hvor det tidligere var organiseret i siloer med direktorater og tilsvarende mål, er der nu defineret værdistrømme, som bestemmer styringen af organisationen på tværs af afdelinger og direktorater. Som en del af denne ændring er det også blevet besluttet, at styringen ikke kun skal se på fornyelsesprojekter, men på hele projektporteføljen, herunder tilpasningsspørgsmål og going concern. Den portefølje, der skal vurderes, er således tre gange større. Den eksisterende tilgang til styring fra et regneark er derfor blevet uanvendelig. Der er behov for professionalisering, også med hensyn til software til porteføljestyring. Kadaster valgte Fortes Change Cloud (FCC), lige før Niels ankom, til at starte en Proof of Concept (PoC) med.
Niels har til opgave at lede denne PoC-proces og vurdere, om FCC opfylder Kadasters behov. Til dette formål er der fastlagt testkriterier, der skal valideres. For at kunne teste FCC i lille skala vil denne PoC blive udført inden for værdistrømmen Rights and Security og afdelingen Supporting Services. Sammen med produktcheferne for den pågældende værdistrøm og supporttjeneste opstilles de strategiske resultater, epics og funktioner, der skal opnås. Tre måneder efter starten af opsætningen bliver resultaterne ført tilbage til ledelsen. Resultatet er positivt. “Selvfølgelig er der altid områder, der kan forbedres, men værktøjet opfyldte det, vi ønskede at opnå,” siger Niels. Opsætningen af PoC-miljøet vil blive anvendt med nogle forbedringer i det endelige miljø, og FCC vil blive udvidet til at omfatte hele projektadministrationen.
På vej mod en integreret portefølje
I øjeblikket er projekterne for alle værdistrømme på episk niveau i FCC. Men Niels’ personlige ambition er højere: “Jeg kan se, at der er plads til forbedringer. Folk kan godt lide at bruge de gamle Excels, fordi de opfylder deres specifikke behov og krav. Det er ikke let at give slip på det. Folk leder efter genkendelse af de velkendte dokumenter i FCC. Det er op til os at få alle til virkelig at tage FCC til sig og følge med, så vi får en integreret portefølje med alle oplysninger. Vi vil gerne have en centraliseret database på plads og én måde at arbejde på med entydig brug af termer.” Den proces er stadig i gang. Næsten alle med en grænseflade til forandringsporteføljen får adgang til FCC. Det giver alle mulighed for at finde de oplysninger, de har brug for. Den brugergruppe, som skal bruge FCC virkelig intensivt og dagligt, består af ca. 17 produktchefer og mellem 50 og 65 produktejere. Der er også en række projektledere. JIRA bruges til driftskontrol.
Der blev udarbejdet to scenarier, før man gik i gang med den endelige opsætning af FCC.
- Porteføljen af projekter vil blive sat ind i FCC med de processer og arbejdsmetoder, som de i øjeblikket bruges inden for Land Registry (IST). Dette vil så blive forbedret for hvert domæne.
- Den ideelle situation for processer designes (SOLL) og implementeres i FCC. Alle bliver grundigt uddannet i den nye situation, hvorefter organisationen begynder at arbejde med den nye optimerede tilgang.
Der er fordele og ulemper ved begge scenarier. I scenarie 1 får du straks gavn af dit nye værktøj. I scenarie 2 går det langsommere, men du inddrager alle i forandringsprocessen. På grund af det presserende behov for et mere integreret overblik over porteføljen blev scenarie 1 valgt.
Hjælper med overgangen
Matriklen fungerer i laug. Der afholdes flere sessioner pr. laug for at lande brugen af FCC. Her forklares de grundlæggende principper og intentionerne med kontakten. Der er også planlagt brugertræningssessioner for at få folk til at fungere hjemmevant i FCC.
Der er foretaget planlægning for at guide de forskellige værdistrømsdomæner gennem overgangen. På grund af omstændigheder, der ikke er relateret til projektet, er denne planlægning blevet noget forsinket. Som følge heraf administrerer nogle stadig projektinformation uden for FCC. Dette års mission er at sikre et integreret arbejde med FCC i hele organisationen.
Bedste praksis
Vi spurgte Niels, hvilke anbefalinger han ville komme med til andre porteføljeforvaltere, der står over for en lignende udfordring, som han gjorde i 2022. Han forklarede, at en af de største erfaringer har været, at det er meget vigtigt med en dedikeret drivkraft i sådan et projekt. En person, der holder øje med fremtiden og kan holde folk ansvarlige. Når folk er nødt til at “gøre det ved siden af”, taber forandringerne hurtigt til tidens illusioner.
Hvert kvartal gennemgår Niels status for hver enkelt værdistrøm, så han kan gå i dialog med de forskellige laug for at hjælpe dem med at gennemføre den nødvendige adfærdsændring. Det drejer sig primært om at skabe bevidsthed om hvorfor og om at trænge ind i merværdien. ” Man vil gerne have folk til at forstå, at det ikke handler om administration. Administration er at se tilbage og føles ofte som spild af tid. I stedet handler det om at se fremad: Hvad skal vi gøre? Hvornår vil vi have succes, hvilke komponenter udgør vores mål, hvilke afhængigheder er der mellem disse komponenter, og hvordan kan vi styre dem? ”
Endelig er forbindelsen mellem programmets efterslæb i JIRA og den strategiske og taktiske styring i FCC afgørende for også at vise merværdien af porteføljetænkning. Det giver en enormt værdifuld indsigt.“Vi kom til det relativt sent, og set i bakspejlet ville jeg gerne have implementeret det meget tidligere,” siger han.
Ambitioner
Den største opgave inden for en overskuelig fremtid er at sikre, at alle arbejder sammen. Men der er stadig masser af ambitioner for tiden derefter. Nogle ambitioner kræver kun tid og engagement, andre udvidelse eller tilpasning af funktionaliteten i FCC. Ambitionerne har fået navn efter fire funktionelle spydspidser:
- Årsplanlægning fra den integrerede portefølje, fra FCC
- Kapacitetsplanlægning på kort, mellemlang og lang sigt
- Sammenkædning af JIRA
- Grafisk køreplan i FCC
For at realisere sine ambitioner på de fire områder bruger Kadaster støtte fra en ekstern konsulent, Erik Engbers fra BvPS, som ifølge Niels virkelig har “gjort underværker“. Derudover er kommunikationslinjerne med Fortes korte, og der er plads til direkte konsultation om udviklingen i FCC. At tage organisationen med på ambitionerne herfra sker hovedsageligt i en mindre sammenhæng, hvor især ledelsen af forretningsenhederne inddrages i nytten og nødvendigheden, og de er ansvarlige for den videre implementering inden for de aftalte rammer.
