Fra indsigt til adaptiv porteføljestyring

Organisationer kommer til os, fordi de leder efter et værktøj, der kan hjælpe dem med at forbedre deres projekt- og porteføljestyring (PPM). De ønsker at tage de næste skridt på PPM-modenhedsstigen. Hvordan ser denne udvikling mod en mere moden porteføljestyring ud i praksis?

En almindeligt anvendt modenhedsmodel er CMMI:

Intermedius har oversat CMMI (modenhedsmodellen for porteføljestyring) til en mere konkret model. I den model inkluderede de ikke kun struktur og processer, men også kultur og adfærd. Kultur og adfærd handler om de mennesker, der skal gøre det, og er derfor meget afgørende for succes. Vi oplever hos vores kunder, at man ikke kan fremskynde væksten i PPM-modenhed. Det skyldes, at folk skal tilpasse sig forandringerne på hvert trin. Hvis man tager for store skridt, mister man vigtige interessenter.

Kilde: Intermedius

Når vi ser på, hvordan en gennemsnitlig Fortes Change Cloud-implementering foregår, genkender vi trinnene i denne model.

Skab indsigt

Når organisationer kommer til os, er det aldrig med tomme hænder. Der er altid en Excel-fil med de igangværende projekter; et godt udgangspunkt for at skabe indsigt. For det er ikke meget anderledes end at gøre alle anmodninger om forandring klare og indsigtsfulde: Hvilken efterspørgsel efter forandring er der, og hvad af det er allerede startet som et projekt?

At få greb om tingene

Det første, vi gør, er at oprette en portefølje sammen med kunden. Hver portefølje har en leveringsproces: for det meste noget som vist på billedet nedenfor: Et forandringsinitiativ kommer ind, en idé. Den videreudvikles til en business case. Hvis der er enighed, startes og overvåges projektet. Til sidst lukkes det færdige projekt.

Det giver anledning til PPM-processen og skaber en struktureret måde at arbejde på.

Drivkraft til at skabe resultater

Ud fra processen startes der projekter. Disse projekter rapporterer deres fremskridt, risici osv. tilbage til porteføljen. På den måde laver man aftaler om, hvordan projekter eller Epics skal gennemføres (Prince2, Agile, SAFe, hybrid), og hvilke rapporteringsaftaler der er (for fremskridt og ændringer). Man når frem til en standardiseret arbejdsmetode.

Styring af kæden

Hvis processerne fungerer godt, og alle aktører i PPM-feltet ved, hvad der skal gøres, kan ændringer ses og vurderes i sammenhæng. Det er her, porteføljestyringens sande styrke kommer frem. Porteføljen kan afbalanceres, bl.a. ved at matche udbud og efterspørgsel af kapacitet og penge over tid. Centralt står spørgsmålene “Hvad vil vi?”, “Hvad kan vi gøre?” og “Hvilke valg skal vi træffe?”. Du tilføjer målsætningsdimensionen til dette og spørger: “Hvad bidrager hvilket forandringsinitiativ med til hvilket mål og i hvilket omfang? Ved at inddrage mål i styringen ser Strategic Portfolio Management (SPM) dagens lys.

Forbliv tilpasningsdygtig

Nu er udfordringen at gøre SPM til en kontinuerlig proces. Forandringsorganisationen bliver stadig stærkere ved at håndtere et dynamisk sæt af nye forandringsinitiativer, ændringer i igangværende projekter, ændrede indsigter i mål, justeringer i forandringskapacitet osv. Ved løbende at udføre strategisk porteføljestyring forbliver organisationen tilpasningsdygtig, i stand til at klare de nødvendige forandringer og dermed handlekraftig.

Men husk, at PPM-modenhed ikke kun handler om at følge processer, men først og fremmest om at skabe værdi for organisationen. I den forbindelse er det vigtigt at indse, at vellykket PPM ikke er noget mekanisk; det er menneskene i organisationen, der skal gøre det til en succes.

Vil du selv se, hvordan Fortes understøtter Change Cloud Adaptive Portfolio Management? Se det indledende webinar nu, og få et overblik over de vigtigste komponenter i FCC.